Wie KI die Vertragsgestaltung revolutioniert

Der Strukturwandel von der Industrie zur Wissensgesellschaft wird gerade durch Künstliche Intelligenz befeuert, was aktuelle Investitionen im Silicon Valley und in Europa zeigen. Dadurch wird alles automatisiert, was automatisiert werden kann, traditionelle Branchen und Berufe sind mittlerweile davon betroffen, vor allem in Form von völlig neuen Geschäftsmodellen der Plattformökonomien. Viele Menschen haben vor den damit verbundenen Veränderungen und Auswirkungen Angst, was aber nicht sein muss. 

Viele fehleranfällige, zeitaufwendige, ineffiziente und damit frustrierende Tätigkeiten können nun endlich durch KI basierte Maschinen schneller und besser durchgeführt werden. Dadurch können sich Menschen mehr auf das konzentrieren, was wir gut können und vor allem sinnvoll ist: qualitätsvolle Beziehungen mit Kunden und Mitarbeitern pflegen, dadurch kreativ gemeinsam Neues entwickeln.

An dieser Stelle wollen wir Ihnen gerne  konkrete, praktische Anwendungsbeispiele vorstellen, im vorliegenden Fall im Vertragsmanagement für den Immobilienbereich. ( Ein spannendes Start Up im Bereich Legaltech, BlockAxs GmbH).

Usecase Immobilienprojekte - digitales Vertragsmanagement mit KI

Ausgangslage

Im Rahmen von Immobilien(bau)projekten, -käufen und -vermietungen werden in der Regel eine Vielzahl an Verträgen geschlossen. Bauverträge, Kaufverträge, Mietverträge oder Maklerverträge sind nur einige Beispiele. In Anbetracht des harten Konkurrenzkampfes um Bauprojekte, Makleraufträge oder zu betreuende Objekte setzen sich jedoch nur die effizientesten Unternehmen durch, der schnell und fehlerfrei ein Service bieten kann.

Problem und Fragestellung

Eine Immobilienverwaltung mit mehreren tausend zu betreuenden Objekten steht vor der Herausforderung, eine große Menge an (wiederkehrenden) Dokumenten zu managen. Trotz der großen Anzahl an rechtlichen Dokumenten sind die aktuell vorherrschenden Arbeitsprozesse zur Erstellung, Verhandlung, Signatur und Verwaltung von vielen Ineffizienzen geprägt. Sie sind zeitraubend, kostspielig, fehleranfällig und umweltschädlich. Die Vertragserstellung erfolgt meist manuell. Alte Verträge dienen als Vorlage oder passende Absätze werden aus diversen Dokumenten herausgesucht und eingefügt. Dadurch sind Flüchtigkeitsfehler vorprogrammiert. Vertragsverhandlungen erfolgen durch den Austausch unzähliger Word-Dokumente mit hunderten Kommentierungen. Hier einen Überblick zu aktuellen Versionen und Fortschritt der Verhandlung zu behalten, ist nahezu unmöglich. 

Hat man sich einmal durch diesen zeit- und kostenintensiven Prozess gekämpft, wird der Vertragsschluss durch händische Unterschrift vollzogen. 

Nicht selten kommt es zu Bauverzögerungen, da Verträge nicht rechtzeitig unterschrieben wurden. Nach Vertragsschluss wird das Dokument in physischen Ordnern oder einem elektronischen Dokumenten-Management abgelegt. Relevante Daten wie bspw. Kündigungsfristen in Mietverträgen müssen manuell nachgehalten und überwacht werden.

Jeder der mit diesen Verträgen zu tun hat, kennt diesen Vorgang. 

Verträge in weniger als 5 Minuten

BlockAxs ist ein spannendes Start Up, das im Jahr 2018 in Berlin von einem jungen Team mit dem Ziel gegründet wurde, genaue diese Probleme zu lösen. Das Team verfügt über eine ausgeprägte juristische, technologische und wirtschaftliche Expertise und hat mit ContrAxs eine innovative Plattform entwickelt, mit der der komplette Lebenszyklus juristischer Dokumenten digital abgebildet wird.

Damit können Dokumente automatisiert erstellt, mit diversen Parteien kollaborativ bearbeitet, eIDAS-konform digital signiert und in einem selbstlernenden Dokumenten-Management abgelegt werden. Dabei unterstützen neueste Technologien wie die Datenspeicherung auf einer Blockchain sowie eine künstliche Intelligenz mit dem Namen “Themis”.

Einfache Verträge wie bspw. Wohnraum-Mietverträge können mit sog. Vertragsgeneratoren in weniger als 5 Minuten erstellt werden. Durch die intuitive Nutzerführung und den Aufbau der Generatoren wird sichergestellt, dass die richtigen Absätze im Vertrag landen und keine relevante Information vergessen wird. Auch komplexe Verträge wie Bauverträge können innerhalb weniger Minuten erstellt und anschließend direkt mit den Vertragspartnern in einem digitalen Verhandlungsraum besprochen und bearbeitet werden. 

Nach Abschluss der Verhandlungen können Verträge direkt digital und rechtssicher signiert werden (Ausnahme sind Immobilienkaufverträge die nach wie vor notariell geschlossen werden müssen). Das Dokumenten-Management unterstützt auch nach Vertragsschluss, indem relevante Fristen aus den Verträgen automatisiert ausgelesen und übersichtlich visualisiert werden. Natürlich wird auch rechtzeitig auf den Ablauf von Fristen hingewiesen.

Die Zeiteinsparung im Lebenszyklus eines Mietvertrages von der Erstellung über die Signatur bis hin zur digitalen Ablage liegt bei durchschnittlich 40%. Automatisierung und Digitalisierung erhöhen die Produktivität Ihrer Mitarbeiter, reduzieren Fehler um bis zu 75% und halbieren den Papierverbrauch.

Auswirkungen

Viele Menschen kennen Vertragsgestaltungen, die umständlich, langwierig und vor allem kostspielig sind. In einem mittelständischen Unternehmen kann dies sehr viele Ressourcen wie Zeit, Energie und letztlich Geld kosten, da Personal und externe Rechtsberatungen bezahlt werden müssen. Nicht zu vergessen die Frustrationen und Zeitverzögerungen, die durch traditionelle Vertragsgestaltung entstehen können.  

Wenn nun eine solche KI basierte Lösung in ein mittelständisches Unternehmen eingeführt wird, beginnt sich sich am Anfang meist Skepsis in Form von Widerstand breit zu machen. Vor allem braucht es am Anfang mehr Zeit, da jedes „intelligente System“ am Anfang „gefüttert“ werden muss, bis es zu laufen beginnt. Mitarbeiter und Anwender benötigen dafür Offenheit, Neugier und Beharrlichkeit, vor allem aber auch Freude am Lernen.

Das Ergebnis nach einer Zeit ist immer das Gleiche: man kann es sich nach einer gewissen Zeit kaum mehr vorstellen, ohne einem KI basierten System zu arbeiten. Einfach weil KI oft einfacher, schneller und fehlerfreier arbeitet. Dann haben MitarbeiterInnen Zeit für andere sinnvolle Tätigkeiten, die auch mehr Freude bereiten, wie zum Beispiel: Kundenkontakte, persönliche Beratung in Form von empathischem Zuhören, Entwicklung neuer Geschäftsmodelle, Strategie und Produktentwicklung und vieles mehr. 

Ich bin davon überzeugt, dass sich gerade klassisches und traditionelle Branchen in Zukunft stark umorientieren müssen, da anspruchsvolle Tätigkeiten von KI ersetzt werden können. Das betrifft aber nicht nur Branchen, sondern auch klassische und traditionelle Berufsbilder wie Rechtsanwälte, Steuerberater oder Führungskräfte. Das muss weder bedrohlich sein noch Angst auslösen, sondern kann viele Möglichkeiten bedeuten.

Gerade mittelständische Unternehmen bieten KI basierte Lösungen viele Möglichkeiten, um wettbewerbsfähig zu bleiben, wie gerade das vorliegende Beispiel des digitalen Vertragsmanagement zeigt.

Ansprechperson

BlockAxs GmbH
Dominik Loroff
Tel: +49 157 5136 5482
Mail: dominik.loroff@blockaxs.com
www.blockaxs.com

Autor: Werner Sattlegger
Founder & CEO Art of Life

Experte für digitale Entwicklungsprozesse, wo er europäische mittelständische Familien- und Industrie-unternehmen von der Komfort- in die Lernzone bringt. Leidenschaftlich gerne verbindet er Menschen und Unternehmen, liebt die Unsicherheit und das Unbekannte, vor allem bewegt ihn die Lust am Gestalten und an Entwicklung.