Wie KI bürokratische HR-Prozesse reduziert

Der große Managementdenker Peter Drucker wurde kurz vor seinem Tod gefragt, was den Unterschied von erfolgreichen und nicht erfolgreichen Unternehmen im neuen Jahrtausend ausmachen wird. Ohne zu zögern meinte er: „Es sind die Menschen, die Menschen und die Menschen.“ „Aber was ist mit Innovationen, Plänen oder Prozessen?“, fragte der Interviewer. Nochmals wiederholte Peter Drucker: „Es sind die Menschen, die Menschen und die Menschen“.

Erfolgreiche Unternehmen haben das schon lange erkannt, indem sie Lernen in den Mittelpunkt ihrer Organisationsstruktur stellen. Nicht als Marketinggag, sondern als gelebte Erfahrung im täglichen Miteinander, wo jeder von dem andern lernen kann. Noch immer sind viel zu viele Mitarbeiter gerade im HR-Bereich damit beschäftigt, bürokratische Prozesse zu verwalten. Künstliche Intelligenz kann dabei einen guten Beitrag leisten, sich wieder auf das wirklich Wichtige zu konzentrieren.  

Jedes Unternehmen sucht heute „A Player“, das sind Menschen, die sich die besten Unternehmen aussuchen können. Diese Menschen verfügen über „Skills“ , die sie in erster Linie nicht auf Grund von Diplomas von Elitenuniversitäten erworben haben (auch wenn diese einer Karriere natürlichnicht schaden).  Diese „A Player“  haben die Fähigkeiten rasch zu lernen, adaptionsfähig kreativ Probleme zu lösen und Neues in die Welt zu setzen. Um gute Leute - „A Player“ – zu bekommen, müssen Unternehmen viel dafür tun, vor allem den Bewerbungsprozess rasch und effizient gestalten. Das ist die „erste Visitenkarten“ nach außen, daher ist es für mich immer noch unverständlich, wie holprig, schwerfällig und damit fast schon unverschämt lange noch solche Bewerbungsphasen dauern können. Im öffentlichen Bereich werden heute noch immer unfassbar viele Ressourcen verschwendet, indem man ex lege Pseudoausschreibungen macht, obwohl die KandidatInnen schon lange feststehen. Künstliche Intelligenz kann diese „politischen Spiele“ nicht ändern, aber die lange Prozessdauer nicht nur wesentlich verkürzen, sondern die damit freigewordenen Ressourcen für andere Aufgaben einsetzen.

Herausforderung in Bewerbungsprozessen

Ist man mit einem potentiellen Kandidaten einig, geht es oft um Details, die rasch geklärt werden sollen, damit eine Vertragserstellung stattfinden kann. In Personalabteilungen erfolgt dies oft noch manuell auf Basis alter Verträge oder der erstellten Mustervorlagen. Dieser Erstellungsprozess, die nachfolgenden Schritte des postalischen Vertragsversandes zur Einholung der Unterschrift, sowie die Archivierung nach Rücklauf sind sehr langsam, zeitraubend, kostspielig, fehleranfällig und umweltschädlich. Vertragsunterschriften werden nach wie vor oft physisch eingeholt. Nicht selten wartet man wochenlang auf den Vertragsrücklauf und die Personalabteilung ist damit beschäftigt, die Vertragspartner an die Rücksendung zu erinnern. Nach Vertragsschluss wird der Vertrag eingescannt und in einem Dokumenten-Management-System abgelegt, wichtige Vertragsbestandteile müssen manuell überwacht werden. 

Lösung

HR-Abteilungen könnten auf ein KI basiertes, vollständige und  persönliches Standardvertragswerk zurückgreifen. Dabei sammeln erfahrene Mitarbeiter sämtliche Varianten, der im Unternehmen genutzten Dokumente und erstellen mithilfe eines digitalen Baukastens ein einziges Mal einen Dokumentengenerator. Dieser führt den Anwender durch ein einfaches Frage-Antwort-System effizient zu einem raschen Ergebnis.

So hat zum Beispiel das Berliner Legal Tech Start Up BlockAxs hat mit ContrAxs eine Plattform entwickelt, mit der der komplette Lebenszyklus juristischer Dokumente digital abgebildet wird. Damit wird Produktivität erheblich erhöht, Fehler werden bis zu 75 % reduziert. Komplexe, vollständig individualisierte Arbeitsverträge können innerhalb von nur 10 Minuten erstellt werden. Die Erstellungsdauer wird um 80 % reduziert. Mit der digitalen Signatur können die erstellten Verträge von allen Parteien innerhalb von Minuten elektronisch signiert werden. 

Von der bürokratischen zur lernenden Organisation 

Recruitingprozesse sind der Blutkreislauf von Organisationen, hier präsentiert sich eine Unternehmenskultur nach außen, vermittelt entweder Glaubwürdigkeit und Vertrauen oder nicht. Dies geschieht vor allem durch Professionalität und Geschwindigkeit, was gerade beim Bewerbungsprozess wichtig ist. Denn alles ist dabei mit vielen Emotionen verbunden, Menschen, die sich bewerben sind neugierig und andererseits brauchen Unternehmen die besten Mitarbeiter.

Wie oft habe ich erlebt, dass gerade dieser so emotionale Prozess derart unprofessionell abgearbeitet wird, mit vielen Fehlern und Verzögerungen. Das ist einfach in Zeiten des „Skill Gaps“ für jedes Unternehmen indiskutabel, Unternehmen müssen sich darauf konzentrieren, das Lernen innerhalb der Organisation zu ermöglichen. Sie sollten nicht in bürokratischen Prozessen ersticken, die zum großen Teil noch manuell und damit behäbig gestaltet werden.

Künstliche Intelligenz kann diesen Prozess vereinfachen und beschleunigen, damit kann er auch „menschlicher“ werden, wenn Kandidaten viel rascher und effizienter Feedback bekommen. 

Personalabteilungen könnten sich dann mit den freigewordenen Ressourcen auf andere Aufgaben konzentrieren, wie zum Beispiel dem „Onboarding“. Das bedeutet neue MitarbeiterInnen in die Unternehmenskultur einzuführen, sie gut in Teams einzubauen, ihnen die Aufgaben zu geben, die ihren Fähigkeiten entsprechen. Vor allem aber können sich HR Manager auf die Gestaltung von organisatorischen Lernstrukturen konzentrieren, wo jeder vom Anderen lernen kann und Kollaboration im Mittelpunkt steht. Sei es durch die Einführung von kollaborativen Tools oder völlig neue Formen des „Lean- und Micolearnings“, die Zukunft gehört der lernenden und nicht der bürokratischen Organisation. KI kann dafür einen wesentlichen Beitrag leisten. 

Links:

Peter Senge, “Die fünfte Disziplin”

Thomas Sattelberger, “Die lernende Organisation”

Kontakt zu einer Produktdemo:

Dominik Loroff
BlockAxs GmbH
Tel: +49 157 5136 5482
Mail: dominik.loroff@blockaxs.com
www.blockaxs.com

Autor: Werner Sattlegger
Founder & CEO Art of Life

Experte für digitale Entwicklungsprozesse, wo er europäische mittelständische Familien- und Industrie-unternehmen von der Komfort- in die Lernzone bringt. Leidenschaftlich gerne verbindet er Menschen und Unternehmen, liebt die Unsicherheit und das Unbekannte, vor allem bewegt ihn die Lust am Gestalten und an Entwicklung.