Noch ist es vielen nicht bewusst, aber wir stehen am Anfang einer gewaltigen Revolution im Büroalltag. Unzählige Geschäftsprozesse im Personalwesen, Finanzen und Controlling, Einkauf oder Kundenservice können heute schon mit sogenannten Softwarerobotern (“Bots”) eigenständig durchgeführt werden. Nicht nur das, sie können Entscheidungen treffen, Berichte oder Rechnungen verfassen oder das Kundenservice eigenständig durchführen. Künstliche Intelligenz, Machine Learning und Spracherkennung machen es möglich: 86% höhere Produktivität, 56% weniger Kosten und 90% höhere Qualität!  Der Automatisierungsgrad in Fabriken ist seit 1980 um 75% gestiegen, im Büroalltag nur um 3%. Daher steht hier ein gewaltiger digitaler Wandel in Unternehmen im kommenden Jahrzehnt an, der den Büroalltag von Grund auf verändern wird.

Wie sieht der digitale Wandel im Büro aus ?

Es gibt im Grunde zwei verschiedenen Formen von Prozessautomatisierungen:

  1.  RPA, robotergesteuerte Prozessautomatisierung:

Oft auch einfach nur „Bots“ genannt beschränken sich robotergesteuerte Prozessautomatisierungen (RPA) auf die Automatisierung einfacher, repetitiver Tätigkeiten, die auf klaren Regeln basieren. Vorteile liegen in der Genauigkeit, Aktualität und Flexibilität, dadurch werden menschliche Tätigkeiten für diese Aufgaben nur noch im Ausnahmefall benötigt.

Beispiele für die Anwendung:

Wenn ein Kunde von einem Reisebüro storniert, dann storniert der RPA automatisch die Flugtickets bei der entsprechenden Fluggesellschaft, verlangt die Rückvergütung, welche mit der Stornierung einhergeht.

Oder in der Verwaltung bei Service Unternehmen treffen jeden Tag tausende e-Mails zu unterschiedlichen Themenbereichen ein, die von zahlreichen Mitarbeitern manuell intern verteilt werden. Bots erkennen Inhalte der Mails, kategorisieren die Inhalte anhand von definierten Kriterien und ordnen die Mail automatisch der zugehörigen Abteilung zu.

2. IPA, intelligente Prozessautomatisierungen:

Diese werden auch Cognitive Process Automation genannt, weil sie bereits dem menschlichen Verstand ähnlich komplexe Aufgaben eigenständig durchführen und bei jeder Tätigkeit dazu lernen. Sie können komplexe und beurteilungsbasierte Aufgaben durch die Integration mehrerer kognitiver Fähigkeiten automatisieren, inklusiver eigenständiger Entscheidungsfindung.

Beispiele für die Anwendung:

Wenn man zum Beispiel ein Formular für ein neues Bankkontos ausfüllt und Daten falsch eingibt, können kognitiv automatisierter Prozesse diese identifizieren und selbstständig korrigieren.

Oder bei Prozessen im Bank- oder Versicherungsbereich bearbeitet der Softwareroboter eingebrachte Unterlagen eigenständig ab, führt behördliche Prüfungen durch, einschließlich Sanktionsprüfungen. Vertragsdaten bzw. Vertragsänderungen können extrahiert werden, um automatisierte Entscheidungen in Bezug auf Vertragsänderungen zu treffen. Kognitive automatisierte Prozesse treffen selbstständig Entscheidungen über Schadensfälle auf der Grundlage von Vertrags- und Schadensfalldaten und benachrichtigen die Zahlungssysteme.

Was bedeutet dieser digitale Wandel für Organisationen und Führungskräfte?

In den nächsten 10 bis 20 Jahren wird die Entwicklung dieser Softwareroboter rasant fortschreiten und viele der nicht nur repetitiven, strukturierten Tätigkeiten, sondern auch hochqualifizierte Prozesse ersetzen. Dies wird stattfinden, weil “Bots” 24 Stunden nahezu fehlerfrei zur Verfügung stehen und 15 mal effizienter sind als menschliche Tätigkeiten. Wofür ein Mensch 15 Minuten benötigt, kann ein Roboter in einer Minute ohne Fehler durchführen.

Man kann dies alles bedauern oder kritisieren, man darf es aber keinesfalls ignorieren.

In Zukunft wird der Büroalltag in virtuelle und menschliche Arbeitskräfte aufgeteilt werden. MitarbeiterInnen werden in Zukunft noch viel mehr den eigentlichen Fähigkeiten wie Innovationsfähigkeit, Empathie, Aufbau von Beziehungen und Kreativität nachgehen. Dies wird aber nur gelingen, wenn wir Mitarbeiter darauf vorbereiten, denn die zukünftigen Fähigkeiten werden noch ganz andere Persönlichkeitsmerkmale benötigen.

Die Übernahme von Verantwortung, die Stärkung der Kontakt und Beziehungsfähigkeit, vor allem aber die Fähigkeit fern von repetitiven Prozessen sich kreativen Prozessen zu öffnen.

Das ist am Ende eine gute Nachricht, denn ich habe noch niemanden getroffen, der die stundenlange, monotone Abarbeitung von Daten im Büro als prickelnd empfunden hat. Wenn wir Freiraum für unsere menschlichen Fähigkeiten wie Kreativität bekommen, entstehen völlig neue Gestaltungsmöglichkeiten, um die es genau in der Zukunft gehen wird.

Autor: Mag. Werner Sattlegger, Founder und CEO Art of Life

Tipps:
Wenn Sie sich darauf vorbereiten wollen, dazu gerne mehr bei unseren Learning Journeys im Silicon Valley.